Tugas Mata Kuliah PKTI 1C judul "Aplikasi Komputer untuk Otomasi Perkantoran"

BAB I

PENDAHULUAN

A.Latar Belakang

Mungkin dalam hal kecil kita sudah bisa mengenal apa itu komputer dan cara kerjanya. Tetapi mungkin hanya sedikit penerapan di dalam kehidupan. Sering kali di kehidupan kita ini sudah memakai atau mengaplikasikan komputer contoh : dalam dunia perbankan kita menarik cek tunai, atau pun menabung di bagian perusahaan bank tersebut tidak lepas dari sistem komputer

Dewasa ini kita berada dalam kegiatan komunikasi antarbangsa yang bergerak menuju kesalingtergantungan di dalamnya. Suatu komunikasi global jangan dianggap hanya sekedar melalui lewat jaringan yang semakin besar diantara negara-negara di dunia, karena yang tengah terjadi adalah suatu jaringan atau komunikasi dunia yang bergerak ke arah tersebut, akan berdampak positif bila dari suatu Negara tersebut menjalin kerjasama yang baik dalam hubungan intersional. Dengan demikian kini tidak ada lagi yang namanya . Bagian dunia yang lain terlalu besar untuk diabaikan. Oleh karena itu kita wajib mengajarkan kepada siswa tentang cara berpikir yang baik dalam jaringan komunikasi untuk yang lainnya.

Dalam perkembangan teknologi menunjukkan adanya hubungan antara aktivitas komunikasi suatu negara dengan aktivitas negara lain. Hubungan di suatu negara dengan negara lain ini akan membentuk sistem telekomunikasi yang lebih besar, yaitu sistem jaringan internasional.

B. Identifikasi Masalah

2.1. Pengertian Otomatisasi Kantor

·         Pengertian secara luas Otomatisasi Kantor

·         Pengertian Otomatisasi Kantor dan materi

2.2. Materi dan Perluasan dari Otomatisasi Kantor

·         Sistem Elektronik Formal dan Informal

·         Tujuan Otomatisasi kantor

·         Pengguna Otomatisasi Kantor

·         Jenis Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor

2.3. Kantor Maya

·         Keuntungan Kantor Maya

·         Kerugianl Kantor Maya

·         Strategi di dalamnya

C. Tujuan.

Tujuan umum dari pembuatan makalah ini ialah menambah nilai serta menyelesaikan tugas yang telah dibebankan. Makalah ini disusun dengan tujuan khusus agar kita ataupun remaja lainnya memahami akan pentingnya suatu pekerjaan yang berhubungan dengan komputer. Selain untuk memperluas pengetahuan, kita juga tahu akan banyak kegunaan sekali komouter di masa kini. Tujuan lainnya adalah :

1. Menegetahui seberapa besar pengertian dan pemgaruh komputer dalam perkantoran

2. Mengetahui seberapa tujuan melakukan hal tersebut.

3. Mengetahui pengertian, macam-macam alat dalam otomatisasi perkantoran tersebut.

4.. Mengetahui Cara Perusahaan Memanfaatkan alat tersebut atau sebagai fungsinya.

D. Manfaat Penulisan.

Untuk memberi tahu kepada setiap pembaca bahwa komputer itu tidak hanya berkaitan dengan dunia maya tetapi berdampak dan bermanfaat bagi suatu perusahaan dalam mengolah, memproses suatu pekerjaan. Tetapi akan berdampak negatif pula bila dari si pemakai (user) tidak menggunakan komputer sebagaima mestinya.

1. Memberikan informasi ke orang tua dan guru bahwa penelitian ini dapat digunakan untuk menyikapi, menambah wawasan di dirinya, dan menyadarkan arti penting hubungan dengan negara lain

2. Memberikan semangat baru atau inovasi yang memungkinkan untuk menciptakan

3. Memberikan pengetahuan yang lebih baru dan lebih luas tentang dunia perkantoran

4. Memberikan rasa percaya diri dan keberanian bagi para remaja penerus bangsa untuk melakukan hal yang baru dalam menjalani suatu pekerjaan.

  

BAB II

PEMBAHASAN DAN ISI

Pengertian Secara Luas

Dalam Aplikasi Komputer untuk Otomasi Perkantoran kita pasti butuh dengan adanya TIK yang mendasari semua komponen itu menjadi suatu dasar pengaplikasian komputer tersebut.

Teknologi Informasi dan Komunikasi adalah paying besar terminologi yang mencakup seluruh peralatan teknis untuk memproses dan menyampaikan informasi.

·         Teknologi Informasi meliputi segala hal yang berkaitan dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu , manipulasi, dan pengelolaan informasi

·         Teknologi Komunikasi adalah segala sesuatu yang berkaitan dengan penggunaan alat bantu untuk memproses dan mentransfer dara dari perangkat yang satu ke yang lain.

Pengertian dan penjelasan Materi

Otomatisasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa di lakukan oleh manusia

Sistem Elektronik Formal dan Informal

Ada beberepa sistem OA direncanakan secara formal dan didokumentasikan dg suatu prosedur tertulis (SIM). Sistem OA yg tdk direncanakan atau diuraikan scr tertulis, diperlukan untuk perorangan dan keperluan sendiri (DSS).

Otomatisasi Kantor ( Office Automation) atau OA, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan

Tujuan Otomatisasi kantor

Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan Komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Pengguna Otomatisasi Kantor

Otomatisasi Kantor (OA) digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada 4 kategori pemakai OA yaitu :

            Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :

1.    Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.

2.    Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff  khusus). Manajer dan profesional secra bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3.    Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4.    Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

           

Istilah “Knowledge Worker” diterapkan pada manajer dan professional yaitu orang yang memberikan sumbangan pengetahuannya terhadap aktivitas perusahaan

Jenis Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor

Ada 11 aplikasi otomatisasi kantor yang telah diketahui yaitu :

1.    Word Processing

2.    Electronik Mail

3.    Voice Mail

4.    Electronik Calendering

5.    Audio Conferencing

6.    Video Conferencing

7.    Computer Conferencing

8.    Facsimile Transmision

9.    Video Text

10.  Image Storage and Retrieval

11.  Desktop Publishing

Ø  Word Processing

Word Processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

Word Processing memberikan konstribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk di berikan kepada anggota lain.

Ø  Electronic Mail

Electronic Mail yang di kenal dengan E-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan

Ø  Voice Mail

Voice Mail persis sama dengan elektronik mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya, dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah di kirimkan kepada anda.

Ø  Electronic Calender

Electronic Calender adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic Calender bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.

Ø  Audio Conferencing

Audio Conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio antara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.

Audio Conferencing adalah aplikasi OA pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

Ø  Video Conferencing

Video Conferencing adalah alat yang melengkapi signal audio dan signal video, peralatan televise digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.

Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.

            Tiga konfigurasi Video Conferencing (tergantung pada peralatan yang digunakan) yaitu :

            1.  Video satu arah dan Audio satu arah

            2.  Video satu arah dan Audio dua arah

            3.  Video dan Audio dua arah

Ø  Computer Conferencing, Facsimile Transmision, Video Text, Image Storage and Retrieval

Computer Conferencing adalah penggunaan jaringan komputer sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan elektronik mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama.

Istilah ‘Teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi. Istilah ini digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikota yang berlainan.

Ø  Facsimile Transmision

Facsimile Transmision yang hanya biasanya disebut Fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan diujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.

Ø  Video Text

Video Text adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar CRT. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.

Ø  Image Storage and Retrieval

Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika di perlukan.

Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan Microform, yang berupa Microfilm dan Microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

Ø  Desktop Publishing

Desktop Publishing adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang di hasilkan oleh Typesetter.

Sistem desktop terdiri atas mikrokomputer dengan layar CRT yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing.

Penggunaan alat ini sebagai pemecah masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang professional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif.

Kegunaan / Fungsi di Bidang yang lain

Selain dari pengaplikasian otomatisasi dalam perkantoran, komputer juga sangat erat hubungannya di dalam berbagai bidang kemasyarakatan.

Seperti halnya di bidang :

1. Bidang Pendidikan, contohnya : pengolahan data siswa, pembuat daftar nilai di skolah dll.

2. Bidang Komunikasi, contohnya : penggunaan dalam bentuk telepon seluler

3. Bidang Industri, contohnya : digunakan pada proses produksi baja, penyulingan minyak. Produksi kertas, bahan kimia, semen dan makanan

4. Bidang pertahanan keamanan, contohnya : peluru kendali dan navigasi dalam dunia kelautan

5. Bidang keamanan, contohnya : berupa penggunaan CCTV

6. Bidang Penerbangan Antariksa, contohnya : alat membantu pengontrolan penerbangan para astronot

7. Pengolahan data cuaca, contohnya :

Selain penjelasan di atas, terdapat juga pekerjaan yang sudah mulai menggunakan  komputer yaitu penyiapan surat menyurat, pembuatan film di bidang animasi dan efek 3 dimensi

Yang sudah digunakan oleh perusahaan besar di luar negeri sebagai media pembuatan film yang akan pernah

KANTOR MAYA

Bahwa pekerjaan kantor dpt dilakukan pd lokasi geografis manapun selama tmp kerja tsb terhubung dgn lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik

Keuntungan kantor maya :

1. Pengurangan biaya fasilitas
2. Pengurangan biaya peralatan
3. Jaringan komunikasi formal
4. Pengurangan penghentian kerja
5. Kontribusi sosial

Kerugian kantor maya :

1. Rasa tdk memiliki
2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja yg rendah
4. Ketegangan keluarga

Strategi kantor maya :

1. Sediakan sumber daya komputer
2. Sediakan perlengkapan ke SD Informasi
3. Sediakan perlengkapan nonkomputer
4. Arrange for forwading phone calls
5. Gunakan konferensi telepon
6. Jadwalkan pertemuan rutin
7. Lakukan rutinitas kerja

BAB III.

PENUTUP

KESIMPULAN DAN SARAN

  KESIMPULAN

Otomatisasi Kantor ( Office Automation) atau OA, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan. Dan tujuannya adalah otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.

Jenis Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor :

1.    Word Processing

2.    Electronik Mail

3.    Voice Mail

4.    Electronik Calendering

5.    Audio Conferencing

6.    Video Conferencing

7.    Computer Conferencing

8.    Facsimile Transmision

9.    Video Text

10.  Image Storage and Retrieval

11.  Desktop Publishing

                                                                  

DAFTAR PUSTAKA

Buku refrensi :

Sutabri Tata, Komputer dan Masyarakat 2012. Jakarta

Sumber :

http://adman.staf.upi.edu/2010/03/07/pengertian-otomatisasi-perkantoran/